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emploi

Assistant(e) des services techniques

Le poste

Seconder la direction en terme d'organisation, de gestion administrative et comptable, de communication, d'accueil et de suivi des dossiers.

Missions / conditions d'exercice :

Accueil et information :
- Accueil physique et téléphonique des intervenants extérieurs (entreprises, partenaires...).
- Gestion des demandes d'interventions : analyse, enregistrement et transmission.
- Remise des clés aux entreprises et prestataires.

Gestion administrative :
- Gestion du courrier arrivée et départ : rédaction, mise en forme et diffusion.
- Organisation logistique des réunions : invitations, réservations de salles, mises à disposition des moyens techniques, rédaction et diffusion des comptes-rendus.
- Gestion des arrêtés et des permissions de voirie.
- Suivi des demandes de travaux (Déclarations de travaux et DICT).
- Aide à la rédaction et au suivi des AT (Autorisations de Travaux) et des DP (Déclarations Préalables) relevant du domaine des Services Techniques.
- Aide au suivi administratif des marchés de travaux en lien avec les chargés d'opérations.
- Contribution au suivi administratif des contrôles réglementaires et des commissions de sécurité.
- Suivi administratif des concessionnaires (SAUR, EDF, ERDF, ENEDIS, France télécom, etc...).
- Diffusion et affichage des informations générales, réglementaires et de service.
- Classement et archivage (numérique et papier).

Secrétariat comptable :
- Rédaction et suivi des bons de commande, affectation comptable, transmission aux entreprises, diffusion....
- Contribution à la préparation budgétaire avec lien avec le directeur du service et exécution.

Suivi de la gestion des ressources humaines des services :
- Suivi du planning des astreintes techniques.
- Centralisation et suivi des demandes d'autorisation d'absences des agents.
- Suivi des habilitations nécessaires au fonctionnement du service en lien avec la direction des ressources humaines.

Autres missions annexes :
- Réalisation et suivi de tableaux de bords (congés, budgets, etc...)

Missions transversales :
Interactions quotidiennes avec :
- les agents des services techniques et des espaces verts et de l'ensemble des services de la collectivité,
- les partenaires privés et publics.

Le profil recherché

- Maîtrise de l'outil informatique et aptitude à l'utilisation des outils de gestion automatisée (logiciels, portails web...),
- Réserve et discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode
- Autonomie et polyvalence
- Sens du dialogue, du service public et aptitude au travail en équipe
- Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation
- Capacité à rendre compte
- Sens des responsabilités
- Aptitudes rédactionnelle